Im und Vereinen werden immer wieder Schulungen oder Organisations-Veranstaltungen abgehalten, bei denen Referenten oder Trainer „Lectures“ geben. Die Qualität der schwankt erheblich: Das ehrenamtliche Engegement bringt es oft mit sich, dass bisherige Erfahrungen nicht (mehr) in der Planung berücksichtigt werden oder schlicht fehtl. Es empfhielt sich daher (1) einen eigenen Leitfaden – eine kleine Textdatei – für den internen Gebrauch (und mit den entsprechenden konkreten Telefonnummern!) aufzubauen und (2) diese Liste fortzuschreiben bzw. für einzelne Aufgaben Varianten anzufertigen.

Als Anlage eine erste , die zahlreiche Sachbereiche anspricht und ein erster Ausgangspunkt für eine solche vereinsinterne Arbeithilfe sein kann:

Organisations-Checkliste Referenten-Vortrag

Organisations-Team

  • Zentrale Ansprechpartner und dessen „Verfügbarkeit“
  • frühzeitige Abstimmung der Aufgaben und Zeiten
  • Erstellung eines Zeitplans (und dessen regelmäßige Fortschreibung)

Veranstaltungsort

  • Auswahl nach Erreichbarkeit, Größe, etc.
  • Raum (ggf. Erweiterung, falls Besucherzahl schwer abschätzbar)

Abstimmung mit Referent(en)

  • Auswahl des Referenten, Einladung und Zusage
  • Informationen zum Referenten für Veranstaltungsleiter (z. B. Bezug aus Vita, tänzerischer Laufbahn und konkret zum aktuellen Thema) und spätere Berichterstattung
  • bei mehereren Referenten oder Haupt- und Nebenreferenten: Bereicche abklären)
  • Konkrete Ablaufplanung abstimmen (mit zeitlichen Spielräumen und ggf. End-/Zielpunkten)

Einladung / Ankündigung

Hinweis: Ggf sind mehrere, zeitlich gestaffelte Ankündigungen erforderlich. Dies gilt insb. wenn unterschiedliche externe Medien mit unterschiedlichen Redaktionsschlusszeiten adressiert werden sollen.

  • Eigene Medien: Flyer, Web-Seite, Vereinszeitung
  • Fremde Medien: Veranstaltungskalender, Tageszeitung, u.a. (ggf. konkrete Einladung an Lokalredaktion an Sport-Redaktion oder „Unterhaltung“)

Darstellung/Medien/Hilfsmittel

  • Z. B. für Vortrag: Flipchart, Beamer (bei elektronischem Anschauungsmaterial) oder
  • Sport- und Übungshilfsmittel wie Pilates-Ringe, Wackel-Bretter, Flexi-Bar, Holz-Stangen,
  • Anforderungen rechtzeitig mit Referent abklären

Berichterstattung

Catering

  • mind. Getränke für Referent(en) und Veranstaltungsleiter

Aussteller

  • Einladung (ggf. Sponsoring/Finanzen abklären)

Am Standort

  • frühzeitiger Aufbau
  • ggf. Erwähnung / Vorstellung

Kostenplan

  • Fahrtkosten, Referenten-Honorar(e), Miete, Catering, ggf. Leihe von Beamer
Devil-Award Siegfred Exner; Betreiber von turniere-tanzen.de

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Der Verfasser des Artikels

(c) Siegfried Exner

Er hat selbst oftmals als Geschäftsführer eines Vereins oder Teil eines Organisations-Teams Veranstaltungen organisiert und hat als Herausgeber /V.i.S.d.P. vielfach die Veröffentlichungen verfasst.

Der Autor war Referent für Fragen der Pressearbeit in der politischen Bildungsarbeit.

 

 

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