Im Tanzsport und Vereinen werden immer wieder Schulungen oder Organisations-Veranstaltungen abgehalten, bei denen Referenten oder Trainer „Lectures“ geben. Die Qualität der Organisation schwankt erheblich: Das ehrenamtliche Engegement bringt es oft mit sich, dass bisherige Erfahrungen nicht (mehr) in der Planung berücksichtigt werden oder schlicht fehtl. Es empfhielt sich daher (1) einen eigenen Leitfaden – eine kleine Textdatei – für den internen Gebrauch (und mit den entsprechenden konkreten Telefonnummern!) aufzubauen und (2) diese Liste fortzuschreiben bzw. für einzelne Aufgaben Varianten anzufertigen.

Als Anlage eine erste Checkliste, die zahlreiche Sachbereiche anspricht und ein erster Ausgangspunkt für eine solche vereinsinterne Arbeithilfe sein kann:

Organisations-Checkliste Referenten-Vortrag

Organisations-Team

  • Zentrale Ansprechpartner und dessen „Verfügbarkeit“
  • frühzeitige Abstimmung der Aufgaben und Zeiten
  • Erstellung eines Zeitplans (und dessen regelmäßige Fortschreibung)

Veranstaltungsort

  • Auswahl nach Erreichbarkeit, Größe, etc.
  • Raum (ggf. Erweiterung, falls Besucherzahl schwer abschätzbar)

Abstimmung mit Referent(en)

  • Auswahl des Referenten, Einladung und Zusage
  • Informationen zum Referenten für Veranstaltungsleiter (z. B. Bezug aus Vita, tänzerischer Laufbahn und konkret zum aktuellen Thema) und spätere Berichterstattung
  • bei mehereren Referenten oder Haupt- und Nebenreferenten: Bereicche abklären)
  • Konkrete Ablaufplanung abstimmen (mit zeitlichen Spielräumen und ggf. End-/Zielpunkten)

Einladung / Ankündigung

Hinweis: Ggf sind mehrere, zeitlich gestaffelte Ankündigungen erforderlich. Dies gilt insb. wenn unterschiedliche externe Medien mit unterschiedlichen Redaktionsschlusszeiten adressiert werden sollen.

  • Eigene Medien: Flyer, Web-Seite, Vereinszeitung
  • Fremde Medien: Veranstaltungskalender, Tageszeitung, u.a. (ggf. konkrete Einladung an Lokalredaktion an Sport-Redaktion oder „Unterhaltung“)

Darstellung/Medien/Hilfsmittel

  • Z. B. für Vortrag: Flipchart, Beamer (bei elektronischem Anschauungsmaterial) oder
  • Sport- und Übungshilfsmittel wie Pilates-Ringe, Wackel-Bretter, Flexi-Bar, Holz-Stangen,
  • Anforderungen rechtzeitig mit Referent abklären

Berichterstattung

Catering

  • mind. Getränke für Referent(en) und Veranstaltungsleiter

Aussteller

  • Einladung (ggf. Sponsoring/Finanzen abklären)

Am Standort

  • frühzeitiger Aufbau
  • ggf. Erwähnung / Vorstellung

Kostenplan

  • Fahrtkosten, Referenten-Honorar(e), Miete, Catering, ggf. Leihe von Beamer
Devil-Award Siegfred Exner; Betreiber von turniere-tanzen.de

Devil-Award Siegfred Exner; Betreiber von turniere-tanzen.de

Der Verfasser des Artikels

(c) Siegfried Exner

Er hat selbst oftmals als Geschäftsführer eines Vereins oder Teil eines Organisations-Teams Veranstaltungen organisiert und hat als Herausgeber /V.i.S.d.P. vielfach die Veröffentlichungen verfasst.

Der Autor war Referent für Fragen der Pressearbeit in der politischen Bildungsarbeit.

 

 

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